Ochrona danych osobowych to istotna kwestia podnoszona bardzo często z uwagi na wiele zagrożeń dotyczących wykorzystywania danych osobowych, w tym kradzieże tożsamości. Dowód osobisty to dokument stanowiący potwierdzenie tożsamości. Czy skan dowodu jest również takim dokumentem? Kto może wymagać przesłania skanu dowodu osobistego przez internet i czy to w ogóle jest zgodne z prawem?
Przesyłanie skanu dowodu przez internet
Zawierając różne transakcje, korzystając z usług firm, zwłaszcza tych finansowych, napotykamy wymóg okazania dokumentu tożsamości. O ile przedłożenie go do wglądu w stacjonarnej placówce np. w banku nie budzi zwykle wątpliwości, o tyle skanowanie i przesyłanie dowodu za pośrednictwem internetu rodzi obawy i strach o bezpieczeństwo danych osobowych umieszczonych na skanie. Niebezzasadnie. Przesyłając skan dowodu przypadkowej osobie, firmie, instytucji trzeba liczyć się z tym, że nasze dane wpadną w ręce oszusta i zostaną wykorzystane w sposób niezgodny z prawem. Oszuści często podszywają się pod banki czy firmy pożyczkowe. Instytucja UODO, dane GIODO, wielokrotnie stawała na stanowisku, że skanowanie dowodu osobistego i przesyłanie go online to istotna ingerencja w prywatność, jednak wskazywała, iż nie ma przepisu zabraniającego przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń.
Skan dowodu w internecie – jakie są zagrożenia z wysyłania skanu dowodu osobistego
Wysyłanie skanu dowodu osobistego przez internet jest coraz częstsze i wymaga go coraz więcej firm, aby podkreślić tożsamość użytkownika, ale czy jest to bezpieczne? Zagrożenia są realne i dotyczą przede wszystkim kradzieży tożsamości. Jeśli ktoś włamię się np. na naszą skrzynkę mejlową może przechwycić skan dowodu osobistego, a następnie wykorzystać jego dane do np. wyłudzenia kredytu lub innych przestępstw. Jak chronić się przed takimi atakami? Przede wszystkim trzeba pamiętać o aktualizacji oprogramowania antywirusowego oraz zachować ostrożność w korzystaniu ze stron internetowych. Nie należy nigdy wysyłać skanu dowodu osobistego na adres e-mail, który nie jest zaufany. Jeśli jest to konieczne, warto zabezpieczyć plik hasłem. Warto też usunąć z wiadomości nadanych mejla, który ma nasz skan dowodu w załączniku, aby nie można go było pobrać ze skrzynki mailowej.
Jak i komu bezpiecznie przesłać skan dowodu osobistego?
Przesłanie skanu dowodu nie powinno być pochopnym działaniem, nawet jeśli przyświeca temu cel szybkiego pożyczenia pieniędzy. Pomocne będzie kilka wskazówek:
- W każdym przypadku należy zweryfikować instytucję, która wymaga od nas skanu dokumentów tożsamości, analizując zasadność takiego wymogu.
- Jeśli rzeczywiście skan (lub ksero) dowodu jest niezbędny i nie ma alternatywnych opcji na poświadczenie autentyczności podanych danych, po wykonaniu skanu warto dodać na nim stosowną adnotację.
- W niektórych przypadkach możliwe jest ujawnienie tylko podstawowych danych, wobec czego istnieje możliwość zamazania informacji nadmiarowych, np. podpisu czy zdjęcia.
- Warto sprecyzować komu i w jakim celu go skan dowodu zostaje przesłany, dodając znak wodny lub po prostu napis niezasłaniający kluczowych danych, np. kopia dla BIK, dokument do wniosku o otwarcie lokaty.
- Takie czynności możemy wykonać w prostym programie graficznym, np. Paint, a w ten sposób zabezpieczymy się przed nieuprawnionym wykorzystaniem skanu dokumentu.
Skan dowodu podczas rejestracji w BIK
Istotnie kontrowersyjne od kilku lat okazuje się przesyłanie skanu dowodu osobistego celem potwierdzenia tożsamości podczas rejestracji w BIK-u. Tymczasem faktycznie należy dokonać skanu dwóch stron dowodu, jednak jest to opcjonalna metoda potwierdzenia tożsamości. Alternatywnie można skorzystać tradycyjnej formy za pośrednictwem listu poleconego i to właśnie tę metodę poleca UODO. Trzeba jednak zauważyć, że BIK wykorzystuje szereg zabezpieczeń, które chronią nasze dane przed dostępem do osób nieuprawnionych, w tym na przykład szyfrowane połączenie do komunikacji z klientem.
RODO a skanowanie dowodu osobistego
Nielegalne praktyki pozyskiwania skanów dowodów osobistych po wejściu w życie przepisów RODO (Rozporządzenia w sprawie ochrony danych osobowych) zostały zagrożone nałożeniem przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wysokich kar pieniężnych, maksymalnie wynoszących 20 mln euro. Skanowanie dokumentu potwierdzającego tożsamość nie zostało zabronione wprost. Instytucje, które proszą o to swoich klientów nadal mogą to robić, jednak muszą przestrzegać zasadę minimalności, zakładającą przetwarzanie wyłącznie takich informacji, które są niezbędne dla danego celu, a administrator danych ma obowiązek udowodnienia, że konkretne dane faktyczne są niezbędne. Każdy, kto ma uzasadnione wątpliwości co do legalności przetwarzania jego danych, może wystąpić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ze skargą, istotne będą dowody potwierdzające stawiane zarzuty.
Szansa na zmiany w przepisach
Zmiany w wyglądzie, a przede wszystkim we wnętrzu plastikowej karty dowodu osobistego zrewolucjonizują potwierdzanie tożsamości z uwagi na zwiększenie jej funkcjonalności. Nowe dokumenty będą posiadały warstwę elektroniczną z bezstykowym chipem, co umożliwi potwierdzenie tożsamości online. E-dowód posłuży do elektronicznej komunikacji z instytucjami finansowymi, w tym także podmiotami komercyjnymi z sektora pozabankowego. Pozwoli zaakceptować umowy o pożyczki zawierane online. Odpowiedni czytnik wpięty do komputera domowego pozwoli na odczyt danych po podaniu kodu PIN znanego wyłącznie przez posiadacza dowodu. W nowym dowodzie, o wydanie którego można starać się już od 4 marca 2019 roku, znajdą się dane pozwalające na opatrzenie dokumentu elektronicznego zaawansowanym podpisem elektronicznym. Możemy zatem liczyć na upowszechnienie nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, które z pewnością z czasem wyeliminują kontrowersyjne skanowanie dowodu osobistego i przesyłanie go przez internet.
Skanu dowodu osobistego, mimo iż formalnie nie jest dokumentem potwierdzającym tożsamość i nie posiada jakichkolwiek walorów dokumentu autentycznego, nadal jest wymagany przez niektóre instytucje. Warto rozważyć, komu i w jaki sposób go prześlemy, by uniknąć problemów.